加快数字档案馆建设 提升档案管理现代化水平

—大数据时代数字档案馆(室)建设培训感悟

时间:2020-11-20  单位(部门):综合管理部  作者:武阳  点击:载入中...

11月16日至20日,本人有幸参加了大数据时代数字档案馆(室)建设培训班,通过对《大数据对经济社会发展和档案工作的深刻影响》、《电子档案单套制管理——信息化环境下档案管理的方向》、《传统档案数字化与数字化实现策略技术规则与流程》以及《企业数字档案馆(室)建设试点内容与要求》等课程的学习,了解到数字档案馆(室)建设在档案管理与服务“转型升级”中的核心作用,对今后做好数字档案馆建设具有重要的指导意义。 

一、学习习总书记重要论述,牢记责任与担当

2017年10月31日,习近平总书记在瞻仰中共一大会址和嘉兴南湖红船时的讲话中指出,“我们是为了不忘初心、坚持真理而来,我们的初心、真理就蕴含在这些档案之中。这些珍贵的历史档案对激励全党不忘初心、牢记使命、永远奋斗具有不可替代的重要意义”。档案是历史的记载。我们党97年波澜壮阔的历史能够留存下来,我们国家历朝历代的历史能够留存下来,中华民族5000年的历史能够留存下来,靠的主要是档案文献。

作为一名档案管理员,不仅要深刻认识到档案工作对党史、国史、民族史的重要意义,更要认识到企业档案是企业生产、经营、管理活动的真实记录,是企业有形资产的凭证和无形资产的组成要素。企业档案工作是企业基础性工作,在保障企业生产、经营和管理活动持续开展、资产保值增值和记录企业历史等方面具有重要地位和作用,因此,在档案管理工作中严格要求自己,不忘初心和使命,牢记责任与担当。

二、大数据时代档案工作是信息化发展的必然趋势

2005年国家档案局提出要建立一批数字档案馆,2013年全国数字档案馆(室)建设推进会进一步明确我国数字档案馆(室)建设的具体目标,并强调2013年起建立全国开放档案信息资源共享平台,为全国数字档案馆(室)建设指引了方向。显而易见,在这一国家战略层面指引下,引入大数据思维和理念贯穿下的档案信息资源的管理、开发和利用,必然是一场信息革命:最终实现档案管理由提供高效优质服务为主的质量建设向促进企业资产保值增值、信息资源资产化利用的价值建设飞跃。因此,数字档案馆(室)的建设,不仅有利于数字档案永久存储与安全保管,更有利于实现档案信息资源的社会共享,拓展档案公共服务的能力。

数字档案室是档案信息化发展的必然趋势。档案信息化作为企业信息化的组成部分,对企业的竞争力和服务管理有着一定的影响。目前互联网作为企业职能的重要表现形式和媒介,信息发布、网上办公等活动都依靠网络来进行,导致档案数量剧增,档案载体也呈现了多样化特点,用户对档案信息的需求仅靠纸质查询是满足不了的,因此,档案工作必须改变传统的管理模式,采用信息技术和手段,跟上企业信息化发展的步伐。在全国档案事业发展“十一五、十二五、十三五”规划中均提到了加快档案信息化建设、数字档案室建设等任务要求,实现档案管理的标准化、信息化、规范化,已经成为档案工作长时期的系统工程。

其次,数字档案室的建立,优化了档案管理手段,将原来以实体管理为主转为多种形式的数字化管理,有利于保护档案实体,避免多次利用的磨损情况,降低档案管理成本,节省档案存放空间;能够缩短人工查阅时间,提高用户工作效率;能够实现资源共享,拓宽档案利用渠道、有利于档案宣传等等。

三、加快推进和完善本单位数字档案馆建设

近两年,我们集团也在加快建设数字档案室,作为企业的档案管理员,我也简要谈一下我们公司在推进数字档案室建设中的一些思考。

数字档案室建设的内容包括软硬件基础设施的配备、网络建设、档案管理系统的开发、档案资源数据库建设、网上利用、标准的制定等方面的内容。

(一)数字档案室建设必须配备齐全的基础设施,包括硬件设备和软件系统开发,硬件设备包括存储器、档案服务器、扫描仪、打印机、计算机等必要的输入/输出设备,实现档案信息资源的采集、加工及查询利用。在档案管理系统方面,要结合企业网络环境和办公自动化程度,选择软件的功能要包括电子文件的接收、归档、档案管理、提供利用等。

(二)由于档案信息的保密性,企业在数字档案室建设过程中,要将档案数据网络单独设置,或者与办公网络设置到一起,与外网、企业其他网络进行区分,例如可将档案网络与外网隔离,将档案网络与办公自动化网络连接,方便数据转换、电子文件归档等等。

(三)档案目录数据库是档案利用、检索的基础,企业档案室在进行目录数据库建设过程中,要结合档案管理系统要求,设计统一、规范的录入标准,完善各门类档案的三级目录。同时为方便检索,可根据利用频率将档案进行细分,分门别类的建立各种数据库,例如合同档案、编研库等,提高档案利用效率。

(四)加快建设全文数据库,全文数据库来源主要包括:OA办公自动化系统、库存档案数字化、日常收集的电子文档。OA系统中电子文件的归档,可以通过档案系统与OA的接口实现无缝对接,进行定期转换。因此,档案数字化的关键还是在于纸质档案的扫描加工。

(五)完善档案查询网站建设。档案部门与用户沟通的桥梁,因此网页利用界面要设计合理、智能化,检索功能强大,满足用户的不同需求。

随着信息技术的深入发展和广泛应用,建设数字档案馆(室)已成为企业档案工作提质增效与创新发展的必由之路。建设符合国家、社会和企业信息化发展要求的企业数字档案馆(室),有利于整合企业信息资源,增强档案信息管理与服务能力,提高企业管理水平。

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